+7 (495) 980-97-90 Доб. 170Москва и область 8 (800) 700-99-56 Доб. 479по всей России

Хранение и уничтожение документов предприятия

Хранение и уничтожение документов предприятия

В ходе деятельности компании в ней накапливаются документы, и рано или поздно встаёт вопрос об их уничтожении. Решать его нужно по определённым правилам, о которых мы расскажем в этой статье. Те, у которых истёк срок хранения, и которые разрешил уничтожить коллективный совещательный орган — экспертная комиссия. Для разных документов законодательно зафиксированы разные сроки хранения:. Обратите внимание: срок хранения документа начинает отсчет после 1 января года, следующего за тем, в котором было окончено делопроизводство по нему.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - наши юристы вас проконсультируют звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

+7 (495) 980-97-90 Доб. 170Москва и область 8 (800) 700-99-56 Доб. 479по всей России
Содержание:

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Где хранить копии личных документов работников - Елена Пономарева

Любая организация создает различных по ценности и значимости документы, количество которых напрямую зависит от ее размеров. Как общества с ограниченной ответственностью, так и акционерные общества обязаны хранить свои документы.

В статье в соответствии с действующими нормативными актами подробно изложен порядок хранения и уничтожения документов для коммерческих организаций и для государственных и муниципальных унитарных предприятий.

Как известно, в процессе своей деятельности любая организация создает различные по ценности и значимости документы, количество которых напрямую зависит от ее размеров. Это предусмотрено ст. Виды документов, подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных нормативных правовых актах, часть которых относится к корпоративному законодательству, часть — к законодательству об архивном деле, часть — к законодательству о бухгалтерском учете.

При этом преобладающее нормативное регулирование содержится в законодательстве об архивном деле, к нормам которого имеются отсылки в актах как корпоративного законодательства, так и законодательства о бухгалтерском учете и законодательстве о налогах и сборах. Хранение документов в Российской Федерации регламентируется следующими нормативными правовыми актами в их действующих редакциях :. В г. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», он утвержден постановлением Госкомстата России от Обязанность хранения документов, образующихся в результате деятельности коммерческих организаций, является элементом публичного правоотношения, возникающего в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда России и других архивных документов, и корреспондирует с правом государства в лице своих уполномоченных органов требовать хранения соответствующих документов.

Он регулирует правоотношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, государства и общества.

В соответствии с положениями ст. В свою очередь, под документом Архивного фонда РФ понимается архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

При этом под Архивным фондом РФ понимается исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Согласно Указу Президента России от Согласно Положению документы Архивного фонда РФ делятся на государственную и негосударственную части. Документы негосударственной части Архивного фонда РФ формируются из архивных документов, принадлежащих на праве собственности. На основании п. Так, данные перечни утверждаются уполномоченным государственным органом в области архивного дела п.

При этом порядок исполнения обязанности по хранению архивных документов и по применению сроков хранения, предусмотренных в перечнях, зависит от статуса коммерческой организации. Важным квалифицирующим признаком является включение конкретной организация в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами п. Включение коммерческих организаций в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим государственным или муниципальным архивом.

После того как архивные документы коммерческих организаций источников комплектования признаны документами Архивного фонда РФ, их уничтожение не допускается, а их хранение может осуществляться коммерческой организацией самостоятельно либо они могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук п.

Не являющиеся источниками комплектования коммерческие организации не проводят экспертизы ценности архивных документов и по истечении временных сроков хранения, указанных в перечнях и иных нормативных актах, вправе уничтожить эти документы. Однако на них в обязательном порядке распространяются постоянные сроки хранения, установленные в корпоративном законодательстве Закон об акционерных обществах, Закон об обществах с ограниченной ответственностью , а также сроки, установленные другими нормативными правовыми актами.

Следовательно, порядок исполнения обязанности коммерческой организации по хранению архивных документов зависит от включения конкретной коммерческой организации на основании соответствующего договора в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. При этом документы, обязанность по хранению которых в организации корреспондирует с правом государства требовать такого хранения, подразделяются на две категории: архивные документы и документы Архивного фонда.

Архивные документы подлежат хранению в течение сроков, установленных федеральным законодательством, иными нормативными правовыми актами, перечнями типовых архивных документов, утвержденных уполномоченными органами государственной власти, внутренними документами организации п. Ряд архивных документов у организаций-источников комплектования по истечении сроков хранения подлежит экспертизе на предмет их ценности эк-спертно-проверочными комиссиями, формируемыми из представителей уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ, государственного, муниципального архива и собственника или владельца архивных документов.

По итогам экспертизы некоторые документы могут быть отобраны и включены в состав документов Архивного фонда РФ. В этом случае уничтожение таких документов не допускается п. Данные документы признаются документами Архивного фонда РФ, находящимися в частной собственности, и могут либо храниться самой организацией, либо быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей или в организацию Российской академии наук.

Архивные документы, которые не подлежат экспертизе, и которые не были включены в состав документов Архивного фонда РФ, а также документы, хранящиеся у организаций, не являющихся источниками комплектования, по истечении срока их хранения, установленного в нормативных правовых актах, могут быть уничтожены организацией либо постоянно хранятся в архиве организации в соответствии с требованиями корпоративного законодательства или внутренними правилами организации. Следовательно, алгоритм действий коммерческой организации, не являющейся государственным или муниципальным унитарным предприятием, по обеспечению хранения документов заключается в следующем:.

Документы, образующиеся у государственных. Согласно п. При этом до проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение этих документов запрещается.

Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти п. На настоящий момент таким федеральным органом является Федеральное архивное агентство. В соответствии с положениями постановления Правительства РФ от До этого уполномоченным федеральным органом в области архивного дела была Государственная архивная служба России Росархив , положение о которой было утверждено Указом Президента РФ от По вопросам, связанным с порядком организации комплектования архивных документов, учета и использования архивных документов, обеспечения их сохранности, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение, порядком организации работы архива, коммерческие организации могут руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от Решение научно-методологических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией далее — ЦЭПК Федерального архивного агентства.

Так, Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда РФ конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела в пределах их компетенции.

В Москве в соответствии с положениями постановления Правительства Москвы от Москвы Главархив Москвы , имеющее свои структурные подразделения в каждом административном округе Москвы. Основным нормативным актом архивного законодательства, определяющим перечень и сроки хранения конкретных документов, образующихся в деятельности коммерческих организаций, явля-. Перечнем необходимо руководствоваться, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов, как, например, в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от Например, в п.

Перечень построен по функциональному принципу и состоит из 12 разделов, отражающих основные направления деятельности организаций, свойственных им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности или форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам деятельности организаций. Далее, указания на документы в разделах и подразделах Перечня расположены в статьях по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности.

Перечень не содержит в статьях конкретных наименований документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документов. Например, разд. Так, к подразделу «Контроль» в ст. При определении порядка применения Перечня необходимо четко различать две категории коммерческих организаций: организация-источник комплектования государственных архивов и организация-не источник комплектования государственных архивов.

В графе 3 таблицы этого Перечня приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все организации.

При этом не имеет значения, передают ли они документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или хранят самостоятельно. Следует обратить внимание, что Перечень не содержит в статьях конкретных наименований документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. Временные сроки хранения, т. Расчет срока хранения для некоторых документов имеет свои особенности, причем разные авторы по-разному определяют начало течения срока хранения документов см.

Другие авторы утверждают, что расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в г. Именно эта точка зрения и подтверждается Перечнем: согласно п. Исчисление срока хранения. Для некоторых бухгалтерских документов установлен более длительный или более короткий временной срок хранения. Например, лицевые счета работников предприятия должны храниться в течение 75 лет.

В случае отсутствия в организации лицевых счетов в течение такого же срока хранятся документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат сводные расчетные или расчетно-платежные ведомости и о приеме выполненных работ акты, справки, счета.

В то же время образцы подписей материально ответственных лиц, утвержденные лимиты и фонды заработной платы хранятся до минования надобности. Это значит, что указанные документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее 1 года. В течение только 1 года необходимо также хранить месячные бухгалтерские отчеты и приложения к ним, заказы на бланки учета и отчетности, переписку о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности.

Особое внимание необходимо обратить на срок хранения некоторых документов в случае, когда в организации начинается проверка, возникает спор или разногласие, заводится следственное или судебное дело.

К ним относятся следующие документы:. Договора с контрагентами, имущественного страхования, с аудиторами и т. После истечения срока договора. Книги, журналы, карточки учета до говоров, контрактов, соглашений кредитных, хозяйственных, опера ционных После окончания срока действия последнего договора.

Книги, журналы, карточки учета основных средств зданий, сооружений После ликвидации основных средств. Книги, журналы, карточки учета реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых НДС С даты последней записи в них.

Документы с временным сроком хранения,. Даже если срок хранения, установленный Перечнем по этим документам, уже истек. В соответствии с п. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Пунктом 3. Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

Таким образом, ни в федеральных законах, ни в Перечне нет указаний на обязательное уничтожение документов: в них установлены минимальные сроки хранения документов, и может иметь место повышение сроков хранения при наличии специфических особенностей деятельности организации.

Экспертная комиссия компании на основании нормативных документов в том числе и НК РФ должна проводить экспертизу ценности документов, в том числе их необходимость для последующего возможного подтверждения расходов, понесенных компанией.

В связи с тем, что в Перечне не указано, в связи с какими специфическими особенностями деятельности организации могут продлеваться сроки хранения документов, установленные перечнем, под такими особенностями можно подразумевать и наличие расходов, момент принятия которых в налоговом учете превосходит установленный срок хранения первичных документов, подтверждающий данные расходы. По таким документам ЭК компании должен быть сделан вывод о необходимости их дальнейшего хранения в соответствии с требованиями НК РФ.

Поскольку ЭК определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, то при определении такого порядка ЭК компании следует предусмотреть увеличение срока хранения документов, подтверждающих операции, которые служат основанием для исчисления и уплаты налогов в более поздние периоды, чем соответствующие операции отражаются в бухгалтерском учете.

Для таких документов срок хранения в соответствии с положениями ст. Согласно положениям п. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные докумен-. Согласно подп. Следовательно, организация может признать расходы для целей налогообложения только при наличии подтверждающих документов, оформленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Любая организация создает различных по ценности и значимости документы, количество которых напрямую зависит от ее размеров. Как общества с ограниченной ответственностью, так и акционерные общества обязаны хранить свои документы.

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца. Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения первичных документов бухгалтерского учета. Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской финансовой отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно ч.

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры к примеру, счета на оплату или копии личных документов. В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы. Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам.

Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа. Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

Обязанность по сохранению архивных документов в том числе по личному составу в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности ст.

Для любых документов неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:. О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации». Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела. Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов то есть повторяющуюся информацию , то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия. В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов.

К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться.

Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:.

Скачать пример акта. Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения.

Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее. Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки.

При этом нужно учесть следующее:. При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее года. В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях.

Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает. В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов уничтожить или продолжать хранить.

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Так, в ст. Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса ст.

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке. Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:. Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса.

Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов. Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу обычно ее также именуют актом составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме.

При этом важно указать в нем всю необходимую информацию. Образец акта об уничтожении документов разработали эксперты КонсультантПлюс. Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК , руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

В соответствии со ст. Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях дисках, флеш-картах и др.

Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и или срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов измельчение, сжигание, изменение формы и др.

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов абз. Особой процедуры в том числе по оформлению акта для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:. О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей нюансы ».

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ. Подписывайтесь на новости. Подписаться ОК. Присоединяйтесь к нам в соц. Опыт около 10 лет. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам.

Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса. Вам помогут документы и бланки:.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом Как составить акт на уничтожение документов Как не ошибиться с датой акта Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов Акт оформлен — как избавиться от макулатуры Оформляем факт уничтожения документов Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме Итоги. Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг.

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения? Он заключается в следующем: Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение. Экспертная комиссия ЭК , состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов оформляется протоколом заседания ЭК.

Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия. Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом. Как составить акт на уничтожение документов До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию: Скачать пример акта Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения.

Как не ошибиться с датой акта Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее: Перед уничтожением дел с датой оформления в году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от Документы, созданные до года включительно , можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом А отдельные сроки перечня и перечня не совпадают по одним и тем же видам документов.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно.

Каков порядок хранения и уничтожения документов в организации?

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры к примеру, счета на оплату или копии личных документов. В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы. Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа. Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Обсудите со мной детали сотрудничества и получите оптимальное для вас решение.

Версия 4. Вся информация и материалы, размещенные на сайте www. Новости Башкортостана и Уфы. Все новости. Правовой ликбез 29 Марта , Каков порядок хранения и уничтожения документов в организации? Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:. При установлении сроков хранения документов организации необходимо руководствоваться: Законом N ФЗ, НК РФ, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от Для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения - 5 лет.

Уничтожение документации, как правильно это сделать?

В ходе деятельности компании в ней накапливаются документы, и рано или поздно встаёт вопрос об их уничтожении. Решать его нужно по определённым правилам, о которых мы расскажем в этой статье. Те, у которых истёк срок хранения, и которые разрешил уничтожить коллективный совещательный орган — экспертная комиссия.

Для разных документов законодательно зафиксированы разные сроки хранения:. Обратите внимание: срок хранения документа начинает отсчет после 1 января года, следующего за тем, в котором было окончено делопроизводство по нему.

Руководитель компании своим приказом формирует экспертную комиссию ЭК. Она имеет статус коллегиального совещательного органа. Это означает, что:. Председателем ЭК назначается топ-менеджер компании чаще всего — генеральный директор , секретарём — архивариус, членами — должностные лица организации, отвечающие за делопроизводство в разных областях деятельности бухучёте, кадровой работе и других.

В первую очередь экспертная комиссия отбирает документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности — те, по которым до 1 января текущего года было завершено делопроизводство. На следующем этапе ЭК изучает выделенные и разделённые по годам документы на предмет их ценности — исторической, научной или другой.

Если бумаги её не имеют, они получают статус «Могут быть утилизированы» и поступают к архивариусу, который контролирует истечение установленных сроков хранения. Результаты работы ЭК фиксируются в акте о выделении документации к утилизации и описи дел. Эти документы согласовываются всеми членами ЭК.

В последнюю очередь их утверждает председатель комиссии, роль которого чаще всего играет генеральный директор. В него включается табличная часть, в которой перечисляются дела, подготовленные к уничтожению, и указываются сроки окончания делопроизводства по ним. Табличная часть акта дополняется информацией об общем количестве дел, подготовленных к уничтожению, и отметкой о согласовании акта с комиссией экспертов. Фиксируется выбранный способ утилизации документов подробнее об этом — далее.

Акту присваивается дата, после чего он утверждается руководителем компании. Отраслевое законодательство не содержит чётких требований к способам утилизации документов с истёкшим сроком хранения. На практике применяются такие способы, как:. Если объём документации, подлежащей уничтожению, велик, целесообразно воспользоваться услугами специализированной компании, перерабатывающей вторсырьё. Это — не полный перечень документов, не подлежащих уничтожению.

В каждом конкретном случае решение о причислении той или иной бумаги к этой категории принимает экспертная комиссия. Можно выделить несколько законодательных актов, описывающих процедуру, которой был посвящён этот обзор:. Ответственность за нарушение правил уничтожения документов установлена Кодексом об административных правонарушениях РФ и Уголовным кодексом РФ. Как утилизировать архивные документы?

Какие документы можно утилизировать? Для разных документов законодательно зафиксированы разные сроки хранения: личные дела руководителей организации и коллективные договоры хранятся постоянно; личные карточки, оформленные на сотрудников, и трудовые договоры с ними хранятся 75 лет; оригиналы удостоверений, аттестатов, дипломов и других личных документов сотрудников организации хранятся 50 лет; документы о состоявшихся командировках, отчёты о мероприятиях по технике безопасности, материалы по охране труда хранятся 5 лет; записи о трудовой дисциплине, а также документы, которыми фиксируется стаж работников, хранятся 3 года; журналы учёта рабочего времени и графики отпусков хранятся 1 год.

Как выполняется экспертиза ценности? Это означает, что: ЭК состоит из нескольких должностных лиц; комиссия не принимает окончательных решений — она лишь рекомендует руководителю компании совершить те или иные действия в отношении документов.

Как оформляется акт о выделении документов к утилизации? Как утилизируются документы? На практике применяются такие способы, как: измельчение документации с помощью шредера; сжигание документов в данном случае нужно помнить о пожарной безопасности. Какие документы не подлежат уничтожению? Отраслевое законодательство предписывает хранить на постоянной основе ряд документов, в числе которых: Это — не полный перечень документов, не подлежащих уничтожению.

Какими нормативными актами регламентировано уничтожение документов? Представьтесь Телефон.

Этот вопрос довольно часто встает перед руководителями организаций. Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, то есть зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.

.

Существует ряд значимых причин, по которым следует обратить внимание на то, как вы организуете уничтожение документов вашей компании.

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Чтобы исключить конфликтные ситуации, уничтожить такие документы нужно в присутствии работника. За нарушение хранения документации или необоснованное уничтожение предусмотрены штрафные санкции. Документы бухгалтерского учета При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от На производстве оборудование, прошедшее через процедуру списания, разбирается на мельчайшие компоненты. Именно о нем пойдет речь в предложенной статье. Если на предприятии нет главного бухгалтера, эти обязанности можно возложить на бухгалтера или другого работника, ответственного за ведение бухучета.

.

В Федеральном законе от Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

Сроки хранения документов акционерных обществ определены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Скачать перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. Сроки хранения, определенные нормативными документами Российской Федерации, строго обязательны для всех организаций, работающих с документами. Документ передается на хранение в Архив с января года, который идет вслед за годом окончания использования документа.

Документы, передаваемые в архив, имеют четкий срок хранения, которое организации обязаны законодательно соблюдать — временные до 75 лет и постоянные сроки хранения. Документы, у которых истек срок хранения, подлежат уничтожению. Кадровая документация обычно хранится в кадровом департаменте, в собственном архиве организации или внеофисно — в профессиональном коммерческом архиве. Порядок хранения кадровой документации регулирует трудовое законодательство.

Определенные кадровые документы относятся к группе «документы со сроком хранения до востребования». Одной из важнейших задач руководителя компании и кадрового департамента — это обязанность гарантировать безопасность персональных данных каждого работника.

К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле. Персональные данные работника — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Определенных требований к помещению, в котором хранятся персональные дела работников, законодательством не установлено. В сейфах, металлических шкафах или специально оборудованных помещениях хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши.

Эти документы входят в список документов строгой отчетности, поэтому к их хранению предъявляются строгие правила. Первичные документы, бухгалтерские отчеты и регистры подлежат передаче в архив , это регулируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете» утверждено Министерством финансов СССР от В Положении также регламентируется порядок хранения бухгалтерской документации — первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов:.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации автоматизации.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов наряды на работу, сменные рапорты могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений. Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов, утвержденному Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Союза ССР и союзных республик. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов не подшитые, не пронумерованные и т.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации:. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.

В случае, если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом, они сами организуют ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, а также несут иные обязанности, установленные настоящим Федеральным законом для руководителя экономического субъекта.

Руководитель экономического субъекта, за исключением кредитной организации, обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера. Руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства может принять ведение бухгалтерского учета на себя. За нарушения правил хранения кадровой документации также предусмотрена ответственность, которая регламентируется КоАП РФ. Это может быть или предупреждение, или штраф в размере рублей:. Статья Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей Федерального закона от Полный спектр услуг по работе с документами.

Задайте вопросы консультанту: 8 10 Заполняя поля формы и передавая свои персональные данные, Вы подтверждаете, что ознакомились с Политикой обработки Персональных данных и согласны с ее пунктами, и также выражаете своё согласие предоставить ОСГ Рекордз Менеджмент персональные данные о себе. Сроки хранения документов Главная Центр знаний Архивное законодательство Сроки хранения документов.

Сроки хранения документов в нормативно-правовых актах РФ Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения Cкачать Порядок хранения кадровой и бухгалтерской документации Ответственность за сохранность документов организации Сводная таблица: «Сроки хранения документов». Пример: Если документ закончили использовать в сентябре года, на хранение его рекомендуется передать 1 января года. Среди управленческих документов, которые требуется хранить 75 лет — личные дела сотрудников и журналы регистрации несчастных случаев на производстве.

Однако, во избежание рисков, рекомендуется хранить данные сотрудников в запирающихся шкафах или металлических сейфах. За нарушение сроков и порядка хранения документов установлена административная ответственность согласно КоАП РФ.

Статья 7. Организация ведения бухгалтерского учета 1. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей Узнайте больше о компании.

Получите консультацию ОСГ уже сегодня Полный спектр услуг по работе с документами. Ваше сообщение было успешно отправлено. Мы ответим вам в ближайшее время.

ОСГ Рекордз Менеджмент 8 10 В какой услуге вы заинтересованы? Архивное хранение документов Архивная обработка документов Конфиденциальное уничтожение документов Электронный архив е-Архив Сканирование документов Хранение магнитных носителей Бэкапирование данных Инвентаризация основных средств Другое. Как вы узнали об ОСГ? Из поисковой системы По рекомендации Из рекламы Из статьи.

Я согласен на на обработку моих персональных данных Заполняя поля формы и передавая свои персональные данные, Вы подтверждаете, что ознакомились с Политикой обработки Персональных данных и согласны с ее пунктами, и также выражаете своё согласие предоставить ОСГ Рекордз Менеджмент персональные данные о себе.

Продолжая пользоваться сайтом www. Подробнее о том, как мы используем эти данные, можно узнать в Политика cookie. Приказ Минздравсоцразвития РФ от Второй экземпляр утвержденного работодателем акта о несчастном случае на производстве вместе с материалами расследования.

Второй экземпляр акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с материалами расследования. Вторые экземпляры утвержденного и заверенного печатью акта формы Н-1 Н-1ПС и составленного в установленных случаях акта о расследовании несчастного случая с копиями материалов расследования.

Акты о расследовании несчастных случаев, квалифицированных по результатам расследования как не связанные с производством, вместе с материалами расследования. Правила оказания Федеральным казначейством информационных услуг по учету начислений и фактов оплаты физическими и юридическими лицами государственных пошлин, денежных платежей штрафов и сборов, утв. Приказ Казначейства РФ от Документы, подписанные электронной цифровой подписью, составление и выставление которых предусмотрено Порядком совместно с применявшимся для формирования ЭЦП указанных документов сертификатом ключа подписи.

Приказ Минфина РФ от Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде. Постановление Правительства РФ от Документы об освобождении от уплаты авансового платежа акциза и извещение извещения об освобождении от уплаты авансового платежа.

Приказ Росалкогольрегулирования от Журнал учета уничтожения неиспользованных, поврежденных и не соответствующих установленным требованиям федеральных специальных марок. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных с указанием сроков их использования. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская финансовая отчетность.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи. В течение времени, достаточного для того, чтобы лица, осуществляющие мониторинг, могли оценивать соблюдение принципов и процедур контроля качества услуг аудиторской организации, или в течение более длительного срока, если этого требуют нормативные правовые акты РФ.

Упакованные в опечатанные мешки копии документов корешки , подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств в том числе с использованием платежных карт. Документация, связанная с производством, продажей, технической поддержкой, приобретением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, эксплуатацией и выводом из эксплуатации ККТ, а также использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно- аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации.

Контрольные ленты, книга кассира- операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями клиентами. Формы синтетического и аналитического учета: - ведомость остатков по счетам кредитной организации; - лицевые счета; - отчет о прибылях и убытках.

Указание Банка России от Расчетные документы, платежные ордера, изначально составленные или поступившие в электронном виде. Кассовые документы, которые не содержат подписи клиента вносителя, получателя : - приходный кассовый ордер , который не содержит подписи клиента вносителя ; - расходный кассовый ордер , который не содержит подписи клиента получателя. Распоряжение на отражение в бухгалтерском учете начисленных процентов по привлеченным и размещенным денежным средствам.

Электронные журналы, сформированные при совершении операций с использованием банкомата и или электронного терминала, реестры платежей по операциям с использованием платежных карт.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Харитина

    Какая фраза...

  2. Пров

    Доброго времени суток!

© 2018 inter-lekar.ru